Assistante De Direction

Je recherche tout type de contrat, en Ile de France, dans l'Administration et juridique.

2000 BTS Assistante de Direction

Février 2017 (Intérim 1 mois)
HERMES Fabrication et vente de produits de luxe
Assistante de Direction service Décoration -

Assistanat classique
 Gérer l'agenda et rendez-vous du directeur de décoration (lotus, agenda papier)
 Anticiper la gestion des événements et autres rendez-vous récurrents en France et à l'étranger
 Préparer et organiser les rendez-vous et réunions : constitution de dossier rédiger les ordres du jour
 Réponses aux courriers, mails diverses : candidatures/fournisseurs/demandes écoles…
 Base de données invitations
 Interlocutrice privilégiée pour les services généraux, le ménage, la sécurité
 Achats fournitures, petits équipements, commande des cartes de visites
 Proposer des idées pour les cadeaux, des remerciements
 Gérer la base des livres de la bibliothèque
 Gérer les expéditions
 Organiser le lever de rideau : invitations, traiteur, sécurité, dates de l'évènement
 Proposer et organiser les séminaires, expositions, moments d'échanges
 Initier et finaliser les contrats avec le juridique pour les artistes
 Suivie RH : gérer les candidatures spontanées, relayer les informations, demandes de congés
 Etablir les notes de frais et en assurer le suivi
 Mettre à jour les bases de contacts, les tableaux de manifestations annuelles et autres bases de données

Décembre 2015 à Septembre 2016 (Intérim 10 mois)
SNCF Réseau Entreprise Ferroviaire
Assistante de Direction Générale Finances Achats

Assistanat classique
• Responsable de diffusion des courriers entrants et suivi de leur traitement
• Enregistrement et suivi des commandes dans ERP
• Préparation de dossiers complexes, de présentations
• Tenue à jour de l'agenda constitution des dossiers complexes, suivi de mails, pro activité
• Organisation de séminaires des réunions et des déplacements
• Assistanat de direction de haut niveau
• Coordination avec les différents services (contrôle de gestion financement comptabilité évaluation des investissements suivi des engagements achat et contrôle des marchés)

Février 2015 à Août 2015 (Intérim 7 mois)
HERMES Fabrication et vente de produits de luxe
Assistante de Direction services Communication & Décoration

Assistanat classique
 Gérer les agendas et rendez-vous de la directrice de communication et du directeur de décoration
 Anticiper la gestion des événements et autres rendez-vous récurrents en France et à l'étranger
 Préparer et organiser les rendez-vous et réunions : constitution de dossier rédiger les ordres du jour
 Gérer les courriels et courriers
 Formaliser des présentations
 Mettre à jour, classer et archiver des dossiers
 Etablir les notes de frais et en assurer le suivi
 Mettre à jour les bases de contacts, les tableaux de manifestations annuelles et autres bases de données

Gestion administrative et intendance
 Achat et gestion du stock des fournitures
 Suivre, contrôler et donner les instructions aux services généraux, et à la sécurité ainsi qu'aux sociétés externes prestataires de service : ménage, jardinage maintenance informatique
 Suivre les budgets de dépenses en lien avec la finance
 Assurer un suivi des déplacements et des congés de l'ensemble des collaborateurs
 Coordonner l'ensemble des prêts (vêtements accessoires chaussures)
 Organisation de séminaire

Novembre 2013 à Novembre 2014 (CDD)
GROUPE RENTABILIWEB-Société de Micro-paiement d'Edition de contenu et Etablissement de paiement
Office Manager

Services généraux
 Achat et gestion du stock des fournitures
 Gestion des aménagements des bureaux
 Aménagement des locaux
 Organisation et gestion des évènements
 Gestion des contrats avec les prestataires externes
 Veille au bon fonctionnement des locaux

Gestion administrative du personnel
 Commande des tickets restaurant
 Planification et suivi des visites médicales
 Affiliation/Désaffiliation auprès des organismes mutuels
 Gestion des entrées et des sorties
 Saisie des variables pour le service paie (arrêts maladies congés CP Sans soldes)

Novembre 2001 à Octobre 2013 (CDI)
New BBDO - Agence de Publicité et Communication (Campagnes : Longchamp-Simone Pérèle)
Assistante de direction & développement

Administration - Organisation - Planification
 Mise à jour des documents administratifs auprès des organismes : kbis, assurances, impôts…
 Organisation des réunions, des conférences de presse (rédaction de compte-rendu)
 Administration du personnel (recherche, recrutement et accueil des stagiaires)
 Gestion administrative et financière des fournisseurs (achats, négociations, relationnel)
 Pilotage hebdomadaire du planning création (coordination ressources créatives et demandes des chefs de projet).

Assistanat (DG et Direction financière)
• Filtrer et orienter les appels
• Organiser l'agenda et les déplacements
• Rédaction des documents ou support administratif, tout type de courrier, présentation ou note de service
• Note de frais
• Bon de commande et suivi de facturation
• Organisation des déplacements (collaborateurs et directions)
• Achat des fournitures bureaux
• Gestion du parc automobile et des assurances

Développement du portefeuille clients
 Recherche et sélection des appels d'offres (achats public marché double Trade)
 Constitution de dossiers administratifs (dc1 dc 2...)
Gestion des déplacements et secrétariat courant

2000 à 2001
KAY - Création et commercialisation de Pull en cachemire haut de gamme
Assis Assistante administrative
 Pilotage financier (gestion des commandes et contrôle des factures)
 Gestion du planning des équipes de vente
 Recrutement et management des stagiaires
 Inventaire hebdomadaire des stocks
 Recherche pour la création de cahier des tendances (mode art photo)
 Organisation d'évènements (ventes privées)

Assistanat classique
Gestion administrative et intendance
Gestion administrative du personnel
Gestion financière
Services généraux
Développement du portefeuille clients
Word - Powerpoint - Excel - Outlook - Lotus Note - Internet - File Maker Pro

Dessin - Lecture - Opéra - Musées histoire de l'art