Assistante De Direction Administrative Et Comptable

Je recherche tout type de contrat, sur toute la région PACA, dans l'Administration et juridique.

06/2011 : Mention Complémentaire- Accueil et Réception, Saint-Louis Toulon

06/2010 : Diplôme d'Etat - Technicien d'Accueil / Réceptionniste, Fréjus

06/2009 : Bac +2, La Valette du Var
BTS Management des Unités Commerciales

07/2008 : Bac, Toulon
Baccalauréat Economique et Social - Option Anglais

05/2022 - à ce jour : Assistante de Direction Administrative et Comptable Atelier chez Atelier Thierry Roche Tassin La Demi Lune
Comptabilité : saisie courante, rapprochements bancaires (logiciel CEGID)
RH : gestion des congés cadres/non cadres, des RTT, des absences maladie, notes de frais…
Analytique et prévisionnel : gestion du prévisionnel des opérations de l’agence, en lien avec les architectes et le gérant, analytique trimestriel par opération et analytique global de l’agence
Achats/ventes : établissement des factures de ventes, en lien avec les architectes, et gestions des achats (fournitures, billets de train pour l'équipe, etc.)
Appels d’offres : élaboration des dossiers, de la sollicitation des BE au dépôt de l'offre
Gestion des opérations : analyse et/ou rédaction des contrats de maîtrise d’œuvre, élaboration des formulaires de Permis de Construire et autres formulaires réglementaires sur le logiciel LIBEL, puis déclaration en ligne sur le site de l'Ordre des Architectes
Administration: accueil téléphonique et physique, gestion des contrats, soutien aux architectes (tableurs Excel, correction et mise en page de documents Word, etc...)
Direction : Gestion des agendas, des déplacements, des notes d'honoraires des Associés

11/2018 - 04/2022 : Assistante de gestion chez Gkc Architectes , Montréal, QC
*Soutien aux chargés de Projets :
Rédaction de procès-verbaux de réunion chantier/design/coordination
Instruction/directive de chantier
Dénonciation de contrat
Note d'honoraires
Liste de documents de soumission/contrat
Certificats de paiement
Traduction de texte français/anglais
Analytique par projet
Gestion des notes de frais
Gestion des déplacements/voyages/hébergements
*Gestion administrative :
Soutien administratif auprès de la direction
Traduction de texte français/anglais
Gestion du stock des fournitures
Coordination des calendriers et réunions
Accueil physique et téléphonique des clients
Chargée de la communication interne de l'entreprise
Organisation des événements internes de l'entreprise
Création et gestion des bases de données des employés
Envoi/Réception des colis

08/2017 - 11/2018 : Coordinatrice des opérations chez Usa/canada - Groupes,fit, Incentive Geotours Inc. , Montréal, QC
Management d'une équipe de 4 conseillers voyages
Réalisation des devis sur mesure / production été-hiver
Relation avec les agences de voyages en Europe
Négociation tarifaires avec fournisseurs
Démarchage de nouveaux fournisseurs
Réalisation de fiches techniques pour les guides à destination
Voyages d'affaires USA/CANADA
Gestion de la facturation
Réservations auprès des fournisseurs : hôtels, restaurants, activités...

06/2017 - 08/2017 : Assistante de gestion - Ressources Humaines chez Xrm Vision , Montréal, QC
Participation au cycle de dotation des ressources humaines
Participer et superviser l'exécution des taches administratives
Procéder à l'inventaire des ressources matérielles
Élaborer des documents pour la communication interne de l'entreprise
Gestion des réservations des voyages d'affaires des employés
Coordonner la logistique des rencontres d'équipe
Gestion du parc informatique
Soutien administratif auprès des salariés
Soutien administratif auprès de la direction (PDG) et service des ressources humaines
Vérification et validation des notes de frais

01/2017 - 05/2017 : Coordinatrice des opérations chez Usa/canada- Groupes Toundra Voyages , Montréal, QC
Management d'une équipe de 3 conseillers voyages
Réalisation des devis sur mesure / production été-hiver
Relation avec les agences de voyages en Europe
Négociation tarifaires avec fournisseurs
Démarchage de nouveaux fournisseurs
Réalisation de fiches techniques pour les guides à destination
Gestion de la facturation
Réservations auprès des fournisseurs : hôtels, restaurants, activités...

05/2013 - 01/2017 : Coordinatrice des opérations - Logistique administrative chez American Vintage Signes, France
Management d'une équipe de 3 personnes
Suivi global du fonctionnement du service
Répartitions des missions et priorisation
Reporting, statistiques...
Négociations commerciales avec les transporteurs
Interface de communication avec tous les services
Gestion administrative quotidienne
Interface entre Administration des ventes et Logistique
Saisie de bons de livraison, factures, avoirs clients ...
Gestion du portefeuille clients Wholesale + Retail
Gestion des stocks, flux, transports
Procédures douanières, documents d'exportation

02/2012 - 05/2013 : Assistante administrative - Réceptionniste chez Best Western Hotels & Resorts Signes, France
Accueil physique et téléphonique des clients
Gestion des réservations individuelles et Groupes
Gestion des calendriers
Mise à jour des tarifs et disponibilités sur internet
Suivi comptable, tenue de caisse, relance débiteurs ...

02/2011 - 02/2012 : Coordinatrice administrative - Chargée des locations immobilières chez Park & Suites Six Fours Les Plages, France
Accueil physique et téléphonique des clients
Gestion des locations longue et courte durée
Visites et états des lieux des locataires (entrée/sortie)
Gestion de la comptabilité
Encaissement , suivi des loyers, rédaction des baux, constitution des dossiers...
Démarchage client
Soutien administratif auprès de la direction et des collaborateurs

Anglais (Oral : courant / Ecrit : intermédiaire), Français (Oral : courant / Ecrit : intermédiaire)

Achats, fournitures, import, Retail, Comptabilité, Suivi comptable, Gestion de la comptabilité, réunion chantier, Démarchage, Gestion du portefeuille clients, accueil téléphonique, Accueil physique et téléphonique des clients, Réalisation des devis, statistiques, factures, Gestion de la facturation, Fours, Gestion administrative, Soutien administratif, Gestion administrative quotidienne, états des lieux, suivi des loyers, rédaction des baux, Appels d'offres, rédaction des contrats, gestion des contrats, communication interne, gestions des achats, élaboration des dossiers, Gestion des déplacements, auprès des fournisseurs, Gestion du stock des fournitures, notes de frais, Gestion des notes de frais, Gestion des opérations, Gestion des priorités, Gestion des réservations, Administration des ventes, exportation, Procéder à l'inventaire, Gestion des stocks, Management des Unités Commerciales, Management d'une équipe, Logistique, Organisation des événements, Permis de Construire, rapprochements bancaires, Ressources Humaines, service des ressources humaines, Gestion des calendriers, Réception des colis, Saisie de bons de livraison, tenue de caisse, Encaissement, Traduction, mise en page de documents, ventes, Négociations commerciales
souriante, curieuse, Esprit d'équipe, Leadership, proactive, autonome, Coordonner, Photoshop, gestion des bases de données, CEGID, fiches techniques, InDesign, Excel, Outlook, Powerpoint, Word, Gestion du parc informatique, Vérification et validation